Retention of Student Academic Records

Student Academic Retention Schedule

• Registration and Attendance/Academic Progress Records
• Academic advising records – two years after graduation
• Academic warning – five years after graduation
• Academic suspension – five years after graduation
• Academic dismissal – permanent
• Academic integrity code violations – permanent
• Academic records, evaluations, assessments – permanent
• Correspondence (student) – one year
• Disciplinary action records – five years after graduation
• Grievance/complaint (by student) – three years after closure
• Leave of absence – two years
• 重大变更，认证第二专业，未成年人-毕业后五年
• Petitions (academic) – four years after graduation

©2010美国大学注册和招生官员协会.

All rights reserved. 未经出版商书面许可，不得以任何方式使用或复制本书的任何部分. Printed in the United States of America.

美国大学注册和招生官员协会
One Dupont Circle, NW, Suite 520
Washington, DC 20026-1135
Tel: (202) 293-9161 • fax: (202) 872-8857 • www.aacrao.com

笔记

1. 任何建议永久保存的记录，其保存介质应考虑到文件的性质及其检索的需要.

2. 基于毕业或不出席的建议保留期应从毕业日期或日期开始, 术语, or semester and year of last attendance.

3. FERPA特别要求机构保留个人身份信息的请求和披露记录，但定义的“目录信息”和学生自己记录的请求除外. The records of disclosures and requests for disclosures are considered part of the students’ educational records; therefore, 只要他们所提交的教育记录被院校保留，他们就必须被保留.

4. 退伍军人管理局规定，以下记录必须在终止注册后至少保留三年:

• 成绩报告和/或进度说明(学业记录)
• Change of course forms
• Transfer credit evaluation
• Degree audit records

退伍军人管理局的规定要求所有的广告、销售和招生材料(如.g., 退伍军人退役后三年，由机构使用或代表机构使用的目录应予保留. In addition, 向学生收取的学费和费用的记录, grade reports and 状态ments of progress (academic records), 以前的教育培训文件(转学学分评估)保存三年.

5. Educational institutions that participate in federal, 状态, 向学生提供低息贷款的私人项目必须在毕业后保留三年，否则就必须撤销学生的学业进步记录, attendance, 以及根据经1994年《mg冰球突破豪华版下载》修正的《mg冰球突破豪华版下载》修正案(公法103-382)学习的课程。. 在公开审核的情况下，记录必须保留，直到所有问题得到解决. 除了保留学生收到的所有经济援助的记录, 转校生需要学校提供经济援助成绩单.

6. 虽然医学和牙科学校创建和维护的学生记录通常是对学术进步或临床实践的叙述性评估, for purposes of this retention schedule, such records are in the same category as the academic record.

6. 美国国税局要求私立学校保留所有录取和奖学金手册的副本, 目录, 而广告资料的期限为三年，自编制或者取得后一年开始计算.

7. 退伍军人管理局规定，所有显示符合退伍军人管理局规例(编号. 14201(每门课程的非退伍军人/退伍军人学生比例为85% / 15%)至少保留三年. 除非在三年期结束前不迟于30天收到VA的书面请求，否则不需要更长时间的保留.